9月1日，西山晋兴能源公司邀请西山矿区质量监督站站长邓建青、副站长李广荣等到斜沟矿区，就如何解决加快单项工程质量认证和档案归档工作同步进行、交叉作业等问题进行了研究和讨论。西山晋兴能源公司各单位(部门)、协助单位、监理单位、施工单位共35人参加了本次会议。

西山晋兴能源公司董事会秘书李新淼向各位专家介绍了斜沟煤矿项目的具体情况，并指出公司档案工作不等、不靠、不要，直奔施工现场，主动出击，积极配合西山质监站加快档案认证工作。在目前时间非常紧、任务非常重的情况下，为了在规定时间内完成项目验收工作，建议西山质监站根据资料的审查情况，与西山晋兴能源公司档案部门合理分配资料的使用，重新调整部署，提出所有的矿建工程资料在经过质监站一审并整改后，二审在项目现场审核，整改期间施工、监理单位需将资料送到档案组进行档案的审核、编号等。土建和设备安装工程材料在太原验收整理，从而进一步促进加快审查的速度。

西山矿区质量监督站站长邓建青向到场的各单位(部门)介绍了质监站审查工程资料的工作流程，并根据此次项目验收工作的实际情况提出质监站办公地点的安排以具体操作单位为中心，太原、斜沟两地办公，确认从9月1日开始接受资料的送审，9月8日前为一审及整改时间。9月9日至12日为资料复审审核时间，9月12日为问责时间，此后不再接收资料，从9月12日开始对资料进行认证、盖章工作，同时针对具体工作与项目相关单位进行了具体的交流与讨论。

本次专题协调会，不仅使西山晋兴能源公司与西山矿区质量监督站就加快审查速度、交叉作业等问题上达成一致，也建立了今后工作的时间重点结点，进一步明确了工作目标，对加快推进项目档案顺利验收具有非常重要的意义。