物资采购管理标准

QG/XQ0439-2009

一、适用范围

本标准适用于所有统购和自购的设备、材料、配件、劳保、办公用品及印刷品管理。

二、标准内容

(一)物资采购的基本原则

1.执行集团公司(龙宇国贸)授权采购的原则

根据集团公司(龙宇国贸)采购管理规定，XX煤矿负责授权自购物资项目，统购物资报集团公司(龙宇国贸)招标办统一采购。

2.计划采购的原则

供应科必须严格按照龙宇国贸和XX煤矿已批准的物资采购计划执行，各单位生产急需的物资采购必须办理审批手续。

3.统一招议标采购的原则

XX煤矿供应科为XX煤矿物资采购的职能部门，根据集团公司授权，XX煤矿自购物资或龙宇国贸授权XX煤矿采购的物资，供应科可根据物资采购流程组织招议标采购。

4.质量优先，同质比价的原则，追求最优性价比。

5.战略供应商优先的原则

根据集团公司供应商管理规定，优先选择市场信誉好的供应商，纳入集团公司战略供应商管理的优先选择。

6.保障安全生产的原则

采购物资必须证件、技术资料齐全，到货及时。

(二)物资采购计划编制

1.各单位(区队)根据矿生产实际需要，编制月度和临时追加物资需求计划，根据供应科要求，将下月的物资需求计划在当月20日以前通过系统申报至供应科，申报物资计划要严格按照供应科设计的格式填写，并做到申报物资详细、准确。

2.供应科将各单位(区队)所申报的物资需求计划根据生产实际进行利库、审核、汇总，编制XX煤矿物资采购计划，分管矿领导审核，主管矿领导批准，统一上报龙宇国贸批示。

3.对于库存物资，供应科根据生产计划不断优化库存结构、合理储备物资定额，为编制采购计划提供有效依据，切实做到库存物资不积压、不浪费，满足生产需要。

4.对于各单位(区队)生产急需所用物资计划，必须由使用单位负责人签字，相关科室审核，分管矿领导批示，通过系统申报至供应科，供应科可根据生产需要采取先购进后程序的原则，保证生产物资所需。

5.申报物资需求计划要按照统一格式，物资名称、规格型号、技术参数、使用单位、到货期限、生产厂家等必须填写清楚、准确，确保购进物资质量可靠、有效使用，对于所报物资计划不准确、不规范、不可靠造成物资积压，将对有关单位人员追究处罚。

6.对外围成品加工，使用单位所报的图纸必须设计完整、准确，报供应科进行审核后，根据有关文件、流程，组织外围加工。

(三)物资采购管理规定

1.全矿所有物资采购、印刷制品、加工制作等业务必须由供应科归口管理，统一组织，阳光操作，矿各单位(区队)不得擅自自行物资采购或强行向使用单位推荐产品。

2. XX煤矿的物资采购要严格按照龙宇国贸批示，进行组织流程采购，对于无龙宇国贸领导和矿领导批准的物资采购计划各单位不得擅自采购。

3.供应科计划员在物资采购前必须编制详细、准确、合理的物资采购计划，编制物资采购计划必须坚持先利库后询价再上报的原则，对于购进的物资认真做好市场调查，并对厂家的资质进行审查，确保购进物资价格真实、合理。

4.采购煤安专用物资时，严格遵循国家煤矿安全管理的有关规定，杜绝购进无安全标志的煤安产品，对于所购进的煤安专用物资生产厂家必须提供各种必要证件，包括煤安证书、生产许可证、产品合格证、防爆合格证、营业执照等，确保购进煤安产品安全可靠。

(四)物资招议标流程

1.供应科根据龙宇国贸和矿批准的物资采购计划，编制招议标计划报主管领导批准后，由供应科统一组织招议标，根据采购物资的性质，确定评委组成。对于所采购的物资，供应科向使用单位、技术部门、生产厂家等咨询，必要时组织有关人员对生产厂家进行实地考察。

2.根据批准的招议标计划，供应科组织企管科、机电科、财务科、监察科等对外经济小组人员参加招议标会议;技术要求高的设备、配件等物资采购，成立由评标主任负责的评标委员会进行评标，必要时邀请集团公司或其他单位部门专业人员参加。

3.供应科或技术部门评委(设备采购)根据评标情况，形成评标报告，报矿领导审批。需签订技术协议的采购项目，由生产、机电技术管理部门负责签订技术协议。

4.供应科根据批准的评标报告，形成合同文本，组织矿有关单位进行合同会签，并报领导批准，加盖单位印章。

5.合同签订后，供应科负责分发企管科、财务科、监察科及业务相关单位(设备合同发机电科)，并把合同及时交供应商。

6.合同生效后，供应科具体负责合同的履行，履行合同相关条款并监督合同的履行情况。

7.合同生效后，供应科对招议标资料、询价资料、投标文件、厂家资质、评标报告、合同、技术协议等资料必须齐全，归档。

(五)对外经济谈价议程

1.宣读对外经济领导小组成员

2.监督部门宣读议价纪律

3.厂商介绍公司及产品基本情况

4.厂商报价

5.谈价核实

6.对外经济领导小组成员会签

7.签订合同

(六)物资验收入库管理

1.物资到矿后，机电科负责组织设备验收，验收合格办理入库;供应科负责组织材料、配件验收，验收合格办理入库。

2.验收必须由计划员、质检员、保管员、矿相关部门人员等参加，对于技术含量高的设备、物资必要时邀请使用单位技术人员或外部专家参加。

3.验收严格按送货通知单、合同、技术协议等进行。数量、质量、技术资料等验收项目要齐全。对内在质量不能够当场确定的，进行外观验收。对质量、数量、资料等不符合要求，与合同或计划清单不符的物资，不得办理入库手续。杜绝验收“五无”产品(无产品生产许可证、无产品质量证明书、无产品合格证、无防爆合格证、无煤矿安全标志)。

4.需有关技术管理部门(第三方)鉴定的物资，要邀请有资质的单位进行鉴定。

5.物资验收合格后，供应科根据管理规定，建立物资验收入库台账，按要求做好物资的保管工作。

(七)结算管理

1.供应商根据合同和入库验收单及时开据增值税发票或合同约定的其他形式的合法发票，材料、配件经供应科审核确认，设备由机电科、供应科共同审核确认，报矿领导审批后，到矿财务科入账。

2.审核人员对照合同、入库单等审核发票的价格、物资规格型号、税率等，对价格真实性负责。财务科根据签证齐全的票据办理结算手续，并按照有关规定审核票据，保证票据的合法性。

三、信息传递

(一)本标准输入信息

矿月度生产经营计划;区队月度材料需求计划;矿月度储备物资盘点表。

(二)本标准输出信息

物资采购计划;物资采购询价表;采购物资计划价格表;物资采购合同;物资到货验收单;物资入库单。