会计档案管理标准

QG/XQ0429-2009

一、适用范围

本标准规定了会计档案的管理范围与责任部门、会计档案的立卷、归档和保管、会计档案的查阅、会计档案的销毁、各种会计档案的保管期限等标准内容，适用于对会计档案的过程管理。

二、标准内容

(一)会计档案的管理范围与责任部门

1.会计档案是全面、系统、连续地记录和反映经济业务的重要史料和证据，是经济机密的信息库，包括：会计凭证、会计账簿、会计报表和有关会计核算专业资料。

2.会计档案管理工作由财务科和档案管理业务部门共同负责，进行业务领导、监督与检查。

(二)会计档案的立卷、归档和保管

1.每年形成的会计档案都必须由财务科按照档案管理要求，负责整理立卷或装订成册，当年会计档案在会计年度终了后，可暂由财务科保管一年，期满之后，由财务科编造清册，移交给本单位的档案管理部门保管。

2.财务科经办人员必须按期将应归档的会计档案全部移交给档案管理部门，不得自行封包保存。档案管理部门必须按期点收，不得推诿拒绝。

3.档案管理部门接受的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务科经办人共同拆封整理，以分清责任。档案管理部门对违反会计档案管理制度的行为，有权进行检查纠正，情节严重的应当报告本单位领导或内部审计部门，必要时应报告财政审计机关进行严肃处理。

4.对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

5.撤销、合并单位和建设单位完工后的会计档案，应随同单位的全部档案，一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。

(三)会计档案的查阅

1.建立会计档案查阅登记清册。

2.查阅会计档案需经财务科长或单位领导批准后，方可办理查阅手续。

3.会计档案查阅人员不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

4.会计档案查阅人员不得将会计档案携带出外，特殊情况需经单位领导批准，需要复制会计档案的，需经财务科长或单位领导批准后方可复制。

(四)会计档案的销毁

1.会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案管理部门提出销毁意见，会同财务科共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册，报本单位领导审查后，向集团公司财务部申请。对于其中未了结债权债务的原始凭证和涉及外事的会计凭证应单独抽出，另行立卷。未了结债权债务的原始凭证由档案管理部门保管至结清债权债务时为止，涉及外事的会计档案及建设单位建设期间的会计档案不得销毁，永久保存。

2.经过批准销毁会计档案时，应同档案管理部门、审计部门和财务部门共同派员监销。销毁会计档案前，监销人员应认真进行清点核对，销毁后在销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告一份交本单位领导，另一份交档案管理部门存查。

(五)各种会计档案的保管期限

根据财政部《会计基础工作规范》会计档案管理办法所列附表(见附件)执行。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

三、信息传递

(一)本标准输入信息

1.会计原始凭证、记账凭证和汇总凭证;

2.银行存款余额调节表;

3.现金和银行存款日记账、总账等会计账簿;

4.固定资产管理卡片;

5.会计报表等。

(二)本标准输出信息

1.会计档案保管、移交清册;

2.会计档案销毁记录。

附件

各种会计档案保管期限

顺序 档案名称 保管期限 备 注

一、会计凭证类

1 原始凭证、记账凭证和汇总凭证 15年

其中：涉及外事和对私改造的会计凭证 永久

2 银行存款余额调节表 5年

二、会计账簿类

3 日记账 15年

其中：现金和银行存款日记账 25年

4 明细账 15年

5 总账 15年 包括日记总账

6 固定资产卡片 固定资产报废清理后保存5年

7 辅助账簿 15年

8 涉及外事和对私改造的会计账簿 永久

三、会计报表类 包括各级主管部门的汇总会计报表

9 主要财务指标快报 3年 包括文字分析

10 月、季度会计报表 3年 包括文字分析

11 年度会计报表(决算) 永久 包括文字分析

四、其他类

12 会计移交清册 15年

13 会计档案保管清册 永久